Centraliser les paiements du groupe : des avantages économiques et qualitatifs à tous les niveaux
1 octobre 2013
Mettre en place une Centrale de paiements dans un groupe consiste à organiser le regroupement de tous les ordres émanant de chaque entité vers un service central spécialisé. La Centrale effectue les paiements pour le compte des entités et elle comptabilise les avances correspondantes dans les comptes courants de chaque entité.
Une telle organisation présente de nombreux avantages, quelles que soient les caractéristiques et la taille du groupe.
Des avantages économiques immédiats
Financièrement, la concentration des paiements sur une entité unique se traduit d’abord par une réduction substantielle des coûts :
- Négociation de meilleurs tarifs sur les ordres traités et sur les commissions de mouvements
- Obtention d’avantages tarifaires inaccessibles lorsque les paiements sont dispersés
- Réduction du nombre de remises d’ordres
- Diminution du coût du change
- Limitation du nombre de comptes bancaires nécessaires en filiales
- Optimisation de la concurrence entre les banques
Ainsi, par exemple, un groupe d’établissements de santé évalue à 750.000 € par an les économies directes découlant de la centralisation des 550.000 paiements domestiques effectués annuellement par ses filiales (pour un montant de 2.000 M€).
Au-delà de ces gains directs, la mise en place d’une Centrale de paiements comporte également des avantages financiers indirects :
- La centralisation des paiements en devises permet une meilleure gestion du risque de change
- La spécialisation du service central réduit les coûts internes des traitements
- La maîtrise de tous les flux du groupe permet une meilleure réactivité vis-à-vis des partenaires bancaires pour obtenir des facilités de trésorerie (basculement de flux)
Des bénéfices qualitatifs importants
Qualitativement, les bénéfices à attendre d’une Centrale de paiements ne sont pas moins remarquables :
- En introduisant un tiers dans le processus de paiement, elle limite considérablement la possibilité de paiement frauduleux, ou non conforme aux règles du groupe (fournisseurs non référencés par exemple)
- En spécialisant la fonction de paiement, elle permet un perfectionnement des traitements qui se traduit par une fiabilisation des paiements
- En permettant une analyse exhaustive et fiable des flux à l’échelle de tout le groupe, elle apporte une aide à la décision précieuse dans l’optimisation des relations fournisseurs externes et intragroupe
Des efforts récompensés
Toutes les organisations où les paiements sont dispersés dans différentes entités peuvent réaliser des gains en mettant en place une Centrale de paiements. Toutefois, les principaux enjeux ne se situent pas sur les mêmes flux selon les spécificités de chaque groupe.
Par exemple, en se focalisant sur la centralisation des paiements en devises des quelques 200 business-units réparties dans 26 pays, un groupe industriel réalise des gains estimés à plus de 3 M€ par an, tout en améliorant la couverture de change et la fiabilité des paiements (99,7% d’ordres traités de bout en bout sans incident).
Quoi qu’il en soit, les avantages économiques et qualitatifs de la centralisation de tout ou partie des paiements d’un groupe justifient pleinement l’effort initial d’organisation nécessaire à la mise en place de la Centrale. Dans le groupe industriel cité plus haut, une fois réalisés les investissements organisationnels et techniques, les flux traités en central ont pu être multipliés par dix en 8 ans, sans accroissement des frais de structure du service central.
Mise en pratique
La Centrale de paiements dans l’application Allmybanks d’Exalog
Le module de Centrale de paiements intégré dans l’application Allmybanks (proposée par Exalog) est conçu pour apporter ces avantages, quelle que soit la taille et l’extension internationale du groupe. Structurellement, cette application en mode SaaS permet une mise en œuvre très souple de l’organisation centralisée des paiements :
- La mise en place de procédures de validation standardisées, rigoureuses et auditables peut se faire dans tout le groupe préalablement à celle de la Centrale
- L’intégration des entités dans la Centrale peut se faire de façon progressive, les entités non intégrées continuant à effectuer leurs paiements à partir de leurs propres comptes, avec une traçabilité néanmoins centralisée
- Techniquement, la mise en œuvre ne nécessite que du paramétrage dans l’application, sans développement informatique
La centralisation ajoute un intermédiaire dans le processus de paiement. Il est donc indispensable de fournir au donneur d’ordre une information précise sur l’état de son paiement. Ainsi, dans Allmybanks, chaque entité peut suivre en détail le cheminement de ses ordres envoyés à la Centrale :
- En attente de traitement
- Envoyé à la banque
- Traité par la banque
- Reçu par le bénéficiaire
Dans Allmybanks, la Centrale de paiements est fonctionnellement assimilée à une banque. Le compte courant intragroupe est utilisé de la même façon qu’un compte bancaire, et le paramétrage de la procédure d’envoi des ordres (workflow de validation) est le même que pour les paiements bancaires classiques. Ce principe, qui simplifie grandement la mise en œuvre, permet notamment d’appliquer aux comptes courants le même type de frais que ceux d’un contrat bancaire, et de refacturer ainsi les services de la Centrale de paiements.
