AramisAuto, líder de la distribución automovilística multimarca, elige Exalog

AramisAuto eligió la solución Allmybanks de Exalog para gestionar su tesorería y su comunicación bancaria. Christophe Guilbert, jefe de Contabilidad, nos presenta el proyecto, su balance y los objetivos del grupo para el futuro.

¿Podría hablarnos de AramisAuto?

AramisAuto fue fundada en 2001 por Guillaume Paoli y Nicolas Chartier, directores generales. Es una empresa de distribución automovilística multimarca al servicio de los particulares, que opera a través de internet, por teléfono y agencia (Aramisauto.com). La empresa da trabajo actualmente a unos 290 colaboradores. En 2013 tuvimos un volumen de negocios de 330 millones de euros, con un incremento del 23 % y más de 30 000 vehículos comercializados en Francia y Alemania.

¿Qué puesto ocupa usted dentro de la empresa?

Me incorporé a la empresa en 2010, como jefe de Contabilidad. Por aquel entonces, AramisAuto quería internalizar esa función, que realizaba un gabinete contable. Esa voluntad se inscribía en un proyecto más global de estructuración de la empresa, después de diez años de existencia.

¿Cómo está organizada la función de tesorería en el grupo?

El servicio contable que dirijo está compuesto por ocho colaboradores. Estamos organizados de una manera bastante clásica, en torno a puestos de contabilidad de clientes, proveedores, tesorería y contabilidad en general. El servicio depende del Sr. Fargues, director financiero de la empresa, que también se ocupa del control de la gestión.

¿En qué contexto y con qué criterios escogieron el software de Exalog?

Antes de recurrir a Exalog, AramisAuto utilizaba un software contable que permitía transmitir las remesas a los bancos en EBICS. La confirmación de las órdenes bancarias se hacía por fax.

Nuestra actividad hace que haya muchos pagos y que estos sean considerables (de 1,5 a 2 millones de euros diarios). Así, cuando decidimos cambiar de sistema, quisimos adaptar nuestra comunicación bancaria y adoptar la firma digital (EBICS TS) para mejorar la seguridad de los pagos.

Nuestra herramienta contable no estaba en condiciones de proporcionárnoslo, de modo que tuvimos que estudiar las ofertas de los editores del mercado.

También necesitábamos una solución fácilmente accesible. En efecto, los dos firmantes de la empresa (sus fundadores) trabajan desde un sitio distinto al de la dirección financiera, y se desplazan mucho.

Además, con la apertura de una primera filial extranjera (Alemania) y otras en perspectiva, queríamos encontrar un software que permitiese una gestión de flujos financieros a escala internacional.

Nos pusimos en contacto con Exalog por recomendación de nuestro director financiero y tomamos una decisión final teniendo en cuenta varios criterios. Por una parte, la accesibilidad del software propuesto: Allmybanks. Por otra parte, la solución de Exalog también ofrecía funcionalidades avanzadas de gestión de tesorería que respondían a nuestras necesidades futuras, con lo que nos asegurábamos una perspectiva de evolución segura. La voluntad de Exalog de acompañarnos en nuestros proyectos acabó de convencernos.

¿Cómo se desarrolló la instalación de Allmybanks, la solución de Exalog?

La puesta en marcha de Allmybanks empezó en octubre de 2012 y se realizó por etapas.

En primer lugar, nos ocupamos de la comunicación bancaria (recepción de extractos y emisión de órdenes) y del flujo de trabajo de validación de las remesas. Para este último, conservamos el mismo modo de funcionamiento que habíamos desmaterializado. Los dos fundadores validan en línea las remesas, que luego son firmadas digitalmente por mí o por el Sr. Fargues, el director financiero.

¿Entonces los fundadores no firman personalmente las remesas?

No, no las firman personalmente. Los dos trabajan con ordenadores Mac, que no permitían conectarse con las claves 3SKey en la época en la que se implantó la firma digital en AramisAuto. Por lo tanto, la responsabilidad de la validación digital recaía sobre la dirección financiera, y esta organización se ha mantenido.

Desde hace tres meses, nuestros dos directivos utilizan la aplicación iPhone de Allmybanks para validar las órdenes bancarias. Cuando tienen remesas en espera, reciben alertas automáticas en su teléfono inteligente. Han adoptado al 100 % esta herramienta, que se ajusta a sus necesidades de movilidad.

¿Cuáles fueron las etapas siguientes a la implantación de Allmybanks?

El segundo proyecto en el que nos embarcamos fue la conciliación contable. Por desgracia, tuvimos que suspender nuestro trabajo, porque los datos extraídos de nuestra herramienta contable no eran lo suficientemente ricos para ser integrados en Allmybanks y ser conciliados. Ahora estamos esperando a cambiar esa herramienta para poder retomar el proyecto de conciliación.

La última etapa de la implantación de Allmybanks en AramisAuto consiste en la gestión de tesorería, que antes se hacía con Excel, ya que queremos gestionar las previsiones y lo realizado por tipología de flujo directamente en la aplicación. Un poco antes de las vacaciones de verano empezamos la formación de nuestros equipos. Nuestro objetivo es llegar a estar operativos en cuanto a tesorería antes de finales de marzo de 2014. Paralelamente, se han iniciado otros proyectos, como la desmaterialización de las notas de gastos, lo que explica ese calendario algo extenso.

¿Qué balance puede hacer de la implantación y de la utilización de Allmybanks en AramisAuto?

Yo diría que nos sentimos un poco solos cuando firmamos los contratos EBICS TS con los bancos. La falta de armonización del vocabulario entre nuestros distintos interlocutores probablemente ralentizó el proceso. Es la única reserva que plantearía.

Al margen de ese aspecto, la relación con Exalog fue excelente. Su política de implicarnos en la configuración nos ha obligado a ponernos manos a la obra desde el principio. Eso permite que nos familiaricemos muy rápidamente con la aplicación. También destacaría la disponibilidad y la capacidad de respuesta de nuestro consultor de Exalog, tanto en el momento de la implantación como durante la utilización cotidiana de la solución. Es agradable dirigirse a una persona que conoce bien nuestro caso. Finalmente, todos nuestros usuarios coinciden en que Allmybanks es una herramienta sencilla e intuitiva.

¿Cuáles son los futuros proyectos de AramisAuto en Allmybanks?

Queremos, en un futuro próximo, integrar la gestión de la cuenta bancaria de nuestra filial alemana abierta en BNP Fortis (Múnich), es decir, controlar la recepción de los extractos de cuenta y gestionar los pagos en Allmybanks (formato SEPA, local DTAUS o SWIFT MT101). Nuestro objetivo aquí consiste en armonizar los métodos dentro del grupo y apoyarnos en nuestra solución protegida para gestionar volúmenes de flujo más importantes, para ir favoreciendo nuestro desarrollo en ese país.

Otro de nuestros proyectos afecta al flujo de trabajo de validación, que queremos adaptar (clave digital suplementaria, añadir validadores, etc.). Además, queremos aprovechar toda la riqueza de esta herramienta y configurar los derechos de nuestros usuarios en Allmybanks, ya que de momento nos encomendamos a la buena fe de los firmantes y validadores.

Por último, queremos utilizar el conjunto de las funcionalidades de gestión de tesorería que ofrece Allmybanks, en concreto las escalas de intereses en nuestras cuentas bancarias, los depósitos de garantía, los contratos de arrendamiento inmobiliario, los registros de vencimiento de nuestros préstamos y la exportación de los asientos a nuestra contabilidad.

En conclusión, nuestro objetivo es emplear del mejor modo posible las funcionalidades que ofrece Allmybanks y progresar en la utilización del software para favorecer el desarrollo de nuestro grupo.

El punto de vista de Exalog

Guillaume Lafarge, Presidente

Más allá de la satisfacción general de AramisAuto tras la adopción de Allmybanks, es interesante subrayar cómo responde a las exigencias de nuestro cliente el flujo de trabajo mixto del teléfono inteligente con la clave de firma que ofrece Exalog.

Hemos querido desarrollar la aplicación Allmybanks Mobile para satisfacer la necesidad de reactividad de nuestros usuarios en un contexto de movilidad siempre creciente. Este nuevo modo de validación, que ofrece una seguridad óptima a pesar de la imposibilidad actual de utilizar claves de firma digital en un teléfono inteligente, tiene una gran aceptación entre nuestros clientes.